Dernière mise à jour le 3 novembre 2025 par Webmaster ajvof
Check-liste de préparation d’Arboréflore
| Mise a jour en cours | ||||
|---|---|---|---|---|
| Activités préliminaires | ||||
| Réservation du Club-House, du parking et du terrain de tennis à Oberkutzenhausen | Le plus tôt possible ! | Philippe Merkling | ✅ | Réservation confirmée. |
| Informer l’assurance RC pour Arboréflore | Fin octobre | Annie Schwoerer | ✅ | Fait |
| Envoi des etiquettes à la Baumschuhle Wagner | Début octobre | Philippe | ✅ | Fait |
| Demander l’autorisation d’utiliser les bancs et tables de brasserie de la commune stockées au club-house | Fin octobre | Philippe Merkling | ✅ | Compris dans la convention de location du club-house |
| Faire imprimer les étiquettes pour les végétaux | Michel Mannheim | ✅ | ||
| Faire graver les plaquettes 1N1A | Michel Mannheim | ✅ | ||
| Recenser besoin en graines de tournesol des membres | Pour le 20/10 | Annie Schwoerer | ✅ | Fournisseur Jean Walter de la ferme de la plaine à Losann |
| Récupération corne broyée | Philippe | Chez Vita-Compost | ||
| Récupération des rosiers à Lochwiller ( Barth) | Claudine Braun-Favre | Le 3 novembre 2025 | ||
| Envoyer mail de rappel aux clients | Michel Mannheim | Le 4, 5, 6 novembre | ||
| Réalisation des étiquettes pour l’identification des lots de commandes, | Pour le 4/11 | Michel Mannheim | ✅ | |
| Edition et impression en double des Bulletins de livraison, | Michel Mannheim | ✅ | ||
| Créer formulaire de réponse pour les communes | Michel Mannheim | ✅ | ||
| Envoyer mail de rappel aux communes pour établir un planning de récupérations des arbres 1N1A | Philippe Merkling | ✅ | ||
| Activités du 4 novembre | ||||
| Réception de la livraison Terragreen | Philippe | ✅ | Commande passée et date de livraison confirmée. |
|
| Activités pour la préparation des commandes | ||||
| Récupération des plants chez Hanfgranva | Annie Schwoerer | semaine 48 ( 24- 28 /11) | ||
| Préparer liste des prix | Pour le 8/11 | Michel Mannheim Annie Schwoerer | ✅ | |
| Restauration | ||||
| Pour le 8/11/2023 | ||||
| Café-Tisane-Brioche-sucre. | Pour le 4/11 et le 8/11 | Annie | ||
| Buffet dinatoire pour midi | Pour le 8/11 | Annie | ✅ | |
| Boissons | Pour le 8/11 au matin | Charles | ✅ | |
| Machine à café | Pour le 8/11 au matin | Philippe | ✅ | |
| Bouilloire pour eau chaude | Pour le 8/11 au matin | Philippe | ✅ | |
| Torchons pour vaisselle, éponge, pastilles lave-vaisselle- Assiettes ou cartons knacks | Pour le 8/11 au matin | Philippe | ||
| Pour la semaine | ||||
| Divers | ||||
| Apporter un ou des diables pour le transport des plantes en conteneurs de 20 litres | ||||
| Préparer deux cadenas pour le verrouillage du terrain de tennis après le déchargement des arbres | Charles | |||
| Mise en place camera de surveillance video des arbres. | Philippe | |||
| Préparer 1 caisse avec 50 Euros de fond caisse | Annie | ✅ | ||
| Préparation logistique | ||||
| Transporter un barnums de l’AJVOF au club-house à Oberkutzenhausen | Le 4/11 après-midi | |||
| Déchargement des arbres | Le 4/11 à 8 heures | Voir liste des inscrits | ||
| Distribuer les badges. Identification des membres de l’AJVOF » | Pour le 8/11 | Michel Mannheim | ||
| Distribution des arbres | Du 6 au 8/11 | Tous | Constituer des équipes réduites pour les pm du 8/9et 10 | |
| Stand’ajvof | ||||
| Apporter deux balances pour pesée Tournesol et corne broyée. | Philippe | Une balance AJFOF | ||
| Mise en place d’un terminal de paiement | Michel | Sumup | ||
| Sachets pour vente, tournesol et corne | Philippe | |||
| Activités post Arboréflore | ||||
| Paiement des fournisseurs | Marie-Paule | Barth Wagner Terragreen Hanfgranva Remboursements Dépenses membres Location Club-House | ||
| Remboursement des manquants | Michel | |||
| Dépot factures communes dans Chorus Pro | Michel | |||
| Mail de remerciements aux communes | Philippe | |||
| Transmission fichier de demande des subventions com-com à Frédérique Weber | le 5 décembre | Michel | ||
Présence et disponibilités des membres
| Inscrits | Réception des arbres | Arboréflore | Déjeuner |
|---|---|---|---|
| Hélène et Philippe Merkling | 2 | 2 | 2 |
| Marianne et Michel Mannheim | 1 | 2 | 2 |
| Marie-Paule et Alain Jaegle | 2 | 0 | 0 |
| Annie et Charles Schwoerer | 2 | 2 | 2 |
| Christiane et Hubert Dégermann | 1 | 2 | 2 |
| Tony Franco Vilalon | 1 | ||
| Marie-Louise et Freddy Roth | 2 | 2 | 2 |
| Sébastien et Aubin Mannheim | 0 | 2 | 2 |
| Michel et Anne-Elisabeth Schuhler | 0 | 0 | 0 |
| Jean-Yves Mevel | 1 | 1 | 1 |
| Annie et Gerard Boulanger | 2 | 2 | 2 |
| Claudine Braun | 1 | 1 | 1 |
| René Fischer | 1 | 1 | 1 |
| Total | 16 | 17 | 17 |
Stand’ajvof
Principes généraux :
- L’accueil « arbres » sera installé à coté du portillon d’accès au terrain de tennis.
- Le stand de vente de l’AJVOF sera installé sur le parking le long de la route.
- Les tuteurs seront stockés avec les arbres à l’intérieur du terrain de tennis
- La corne broyée sera vendue au kg en vrac.
- Les graines de tournesol seront vendues par sachet de 4kg.
Préparation et distribution.
Principes généraux :
- L’objectif est de préparer toutes les commandes au moment du déchargement.
- Chaque arbre de provenance « Wagner » aura une étiquette avec le numéro de commande du Shop, la variété et le nom du client.
- Les articles de la Pépinière Wagner seront étiquetés de la manière suivante
Méthode :
- Les arbres étiquetés avec le numéro de commande AJVOF seront directement placés le long des grillages
- Des affichettes permettront un placement par numéro de commande et par ordre croissant/décroissant.
- Les commandes seront ensuite vérifiées par rapport au Bon de Livraison. Une rubalise regroupera la commande vérifiée.
L’après-midi du 4 devrait permettre de faire un contrôle systématique de chaque commande avec le rajout des tuteurs, liens et protège-troncs.
- Les communes récupéreront leurs commandes entre le 6, 7, et 8 novembre. Horaires 13h30 – 15h
- Les communes se sont inscrites sur le jour de leur choix.
- Le terrain sera mis sous vidéosurveillance en notre absence.
Petite restauration
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